たくさんの領収書を作成する業務は手間がかかるうえに、ミスが発生しやすく、経理担当者の負担となる業務のひとつです。

この記事では、Googleスプレッドシートに入力された情報をもとに、領収書を一括作成する便利なツールを紹介します。Google Apps Scriptが設定されているGoogleスプレッドシートテンプレートも配布しているため、ダウンロードしてすぐに使い始められます。

領収書を一括作成するGoogle Apps ScriptコードとGoogleスプレッドシートテンプレートを無料ダウンロード

まずはGoogle Apps ScriptコードとGoogleスプレッドシートテンプレートをダウンロードしましょう。ダウンロードしたテンプレートと照らしあわせながら項目について解説します。

このGoogle Apps Scriptコードでできること

領収書の自動作成

Googleスプレッドシートの情報から領収書を作成します。「日付」「名前」「敬称」「税抜金額」「消費税額」「合計金額」「但し書き」「領収書番号」の項目を用意しています。

合計金額から税抜金額・消費税額を自動計算するバージョンと手入力するバージョンの2つのテンプレートを用意しています。

PDF形式で保存

作成された領収書をPDF形式に変換し、Googleドライブに保存します。保存先は「マイドライブのトップ」または「指定したフォルダ」に切り替え可能です。

オリジナルの領収書デザイン

領収書のデザインを自由に変更できるので、オリジナルの領収書を作成できます。

このGoogle Apps Scriptコードでできないこと

複数のフォルダへの保存

領収書は指定したフォルダに一括作成されます。取引先や日付ごとにフォルダを作成する機能はありません。

自動メール送信

領収書のPDFは作成・保存されるのみで、PDFを添付したメールの送信は自動化されていません。Gmailの下書きの作成や送信には別途処理が必要です。

「複数フォルダへの保存」や「メール送信」も自動化したい場合は My Assistant（マイアシスタント） がおすすめです。様々な業務に柔軟に対応でき、業務を自動化できます。

領収書を一括作成する流れ

領収書を一括作成する流れは以下の動画でご覧いただけます。

領収書項目の入力

以下の項目を入力します。

①日付
②名前
③敬称
④税抜金額（自動計算バージョンは不要）
⑤消費税額（自動計算バージョンは不要）
⑥合計金額
⑦但し書き
⑧領収書番号（空欄可）

領収書メニューから実行

実装したGoogle Apps ScriptコードによってGoogleスプレッドシートの上部に「領収書メニュー」が追加されています。

クリックすると「領収書を一括作成する」という項目が表示されるのでクリック（実行）します。

出力されたPDFの確認

初期設定ではマイドライブのトップに領収書のPDFが出力されます。PDFの保存先は指定のフォルダに変更できます。（後述）

領収書を一括作成するための初期設定

自社情報の入力

「領収書テンプレート」のシートを選択し、自社情報を変更します。

領収書テンプレートのデザインは変更しても問題ありませんが、{{名前}}のように囲まれている項目部分は、領収書生成時に自動変換されますので削除するとエラーがでます。

保存先の選択・指定

領収書のPDFを出力するフォルダは任意の場所に変更可能です。

出力先を任意のフォルダに変更するには、 以下のコードを変更します。

①useFolderをfalseからtrueに変更

const useFolder = false;

↓

const useFolder = true;

②folderIdを任意のフォルダのGoogleドライブのフォルダIDに変更

const folderId = 'XXXXX_XXXXXXXX_XXXXXXXXXXXXXXX_XX'; // 指定フォルダのGoogleドライブID

GoogleドライブのフォルダIDは、Googleドライブのフォルダを選択した際のURLのdrive.google.com/drive/folders/以降の部分で、以下の部分にあたります。

領収書を一括作成するGoogle Apps Scriptコードの解説

領収書を一括作成するGoogle Apps Scriptコードの一部を紹介します。カスタマイズしたい場合は以下を参考にしてください。

コードをすべてコピーしたい方はダウンロードいただけるとご覧いただけます。

メニューの追加

以下のコードでGoogleスプレッドシートのメニューに追加しています。メニュー名を変更したい場合はこのコードを変更してください。

function onOpen() {
const ui = SpreadsheetApp.getUi();
ui.createMenu('領収書メニュー') // メニュー名
.addItem('領収書を一括作成する', 'generateReceiptsWithHonorifics') // メニュー項目と実行関数
.addToUi();
}

シート名の取得

以下のコードでGoogleスプレッドシートのシート名を取得し、情報を読み取っています。そのためシート名を変更する場合は以下のコードも変更する必要があります。

 const templateSheet = spreadsheet.getSheetByName('領収書テンプレート'); // テンプレートシート名
const dataSheet = spreadsheet.getSheetByName('データ'); // データが含まれるシート名

列の取得

以下のコードでGoogleスプレッドシートの列ごとの項目を格納する事前準備をしています。そのため、列を任意で追加・削除する場合は以下のコードも変更する必要があります。

 const date = data[i][0]; // A列: 日付
const name = data[i][1]; // B列: 名前
const honorific = data[i][2]; // C列: 敬称
const taxExcludedAmountStr = data[i][3]; // D列: 税抜金額
const taxAmountStr = data[i][4]; // E列: 消費税額
const totalAmountStr = data[i][5]; // F列: 合計金額
const description = data[i][6]; // G列: 但し書き
const receiptNumber = data[i][7] || ''; // H列: 領収書番号

領収書名の設定

以下のコードで出力するPDFのファイル名を設定しています。ファイル名を変更したい場合は、以下を変更します。

const pdfName = `領収書_${name}${honorific}_${date}.pdf`;

今回は「領収書を一括作成するGoogle Apps Scriptコード＆Googleスプレッドシートテンプレート」を紹介しました。

このコードを使えば、領収書作成を効率的に行えるでしょう。

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