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問い合わせの返信メールを一括作成するGASコード＆スプシを配布

2025/02/04 Tuesday

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多くの問い合わせメールへ返信する業務は、時間と手間がかかるうえに、対応ミスが発生しやすく、カスタマーサポートや営業担当者にとって負担となる業務のひとつです。

この記事では、Googleスプレッドシートの情報をもとに、問い合わせメールの返信を一括作成できる便利なツールを紹介します。Google Apps Scriptが設定されているGoogleスプレッドシートのテンプレートも配布しているため、ダウンロードしてすぐに使い始められます。

問い合わせの返信メールの下書きをGmailで一括作成するGoogle Apps ScriptコードとGoogleスプレッドシートテンプレートを無料ダウンロード

まずはGoogle Apps ScriptコードとGoogleスプレッドシートテンプレートをダウンロードしましょう。ダウンロードしたテンプレートと照らしあわせながら項目について解説します。

ダウンロード

このGoogle Apps Scriptコードでできること

①スプレッドシートのデータをもとにGmailの下書きを作成

スプレッドシートのデータ（会社名、名前、メールアドレス）の内容をもとに、Gmailで返信用の下書きを自動作成します。

②特定条件の行にのみ処理を実行

「対応ステータス」列が空欄の行にのみ下書きを作成し、他の行は無視します。そのため、問い合わせの返信をする必要のない場合には、対応ステータス欄に「不要」のように入力しておけば、下書きメールは作成されません。

③メールのテンプレートを調整可能

自動作成される下書きメールのテンプレートはカスタマイズできます。

このGoogle Apps Scriptコードでできないこと

①自動メール送信

このコードではメールの自動送信はできず、メールの下書きまでを実行するコードです。

②メールテンプレートの条件分岐

問い合わせの種類に応じて自動生成されるメールの文面を変えることはできません。同一の内容のメールが作成されます。

「メール送信」や「メールの条件分岐」を実現するには My Assistant（マイアシスタント）がおすすめです。様々な業務に柔軟に対応でき、業務を自動化できます。

問い合わせの返信メールの下書きを一括作成する流れ

返信メールの下書きをGmailで一括作成する流れを以下の動画でご覧いただけます。

ステータスの確認・作成

返信メールを作成する対象を確認します。返信が必要ないものは対応ステータス欄に「不要」のように文字列を入力しておきましょう。対応ステータス欄が空欄のものだけ返信が作成されます。

メールメニューから実行

実装したGoogle Apps ScriptコードによってGoogleスプレッドシートの上部に「メールメニュー」が追加されています。

クリックすると「返信メールを作成」という項目が表示されるのでクリック（実行）します。

作成されたメールの確認

クリックするとGmailに返信メールの下書きが作成されています。確認してください。

問い合わせの返信メールの下書きを一括作成するための初期設定

返信メールの設定

Googleスプレッドシートの「テンプレート」というシートに自動生成されるメールの「件名」「本文」のテンプレートが記載されています。ご自身の使用用途に合わせて文面を変更しましょう。
初期設定では以下の内容になっています。

{companyName}\n{name} 様\n\nこの度はお問い合わせありがとうございます。\n担当の◯◯と申します。\n\n2営業日以内にお見積りを作成し、メールにてご連絡します。\n今しばらくお待ちください。\n\n引き続きよろしくお願いいたします。

\nは改行を指します。

{companyName}は会社名、{name} は名前になります。Googleスプレッドシートの各列の入力内容を利用してメールを作成できます。

以下の項目を{}で囲むことによってメールに利用できます。

問い合わせ日：inquiryDate
会社名（任意）：companyName
名前：name
メールアドレス：email
電話番号：phone
問い合わせ内容：inquiryContent
対応ステータス：status

問い合わせの返信メールの下書きを一括作成するGoogle Apps Scriptコードの解説

返信メールの下書きを一括作成するGoogle Apps Scriptコードの一部を紹介します。カスタマイズしたい場合は以下を参考にしてください。

コードをすべてコピーしたい方はダウンロードするとご覧いただけます。

メニューの追加

以下のコードでGoogleスプレッドシートのメニューに追加しています。メニュー名を変更したい場合はこのコードを変更してください。

function onOpen() {
const ui = SpreadsheetApp.getUi();
ui.createMenu('メールメニュー')
.addItem('返信メールを作成', 'createDraftEmails')
.addToUi();
}

シート名の取得

以下のコードでGoogleスプレッドシートのシート名を取得し、情報を読み取っています。そのためシート名を変更する場合は以下のコードも変更する必要があります。

const templateSheet = spreadsheet.getSheetByName('テンプレート');

会社名の有無の取得

会社名が空欄だった場合には、以下のコードでメール冒頭の会社名を削除しています。
テンプレートをカスタマイズし、メール文中に会社名を表記する際は、以下のコードを調整する必要があります。

if (!companyName) {
body = body.replace('{companyName}\n', '');
} else {
body = body.replace('{companyName}', companyName);
}

今回は「問い合わせの返信メールの下書きをGmailで一括作成するGoogle Apps ScriptコードとGoogleスプレッドシートテンプレート」を紹介しました。

このコードを使えば、問い合わせのメール対応を効率的に行えるでしょう。

更に効率的に問い合わせ対応業務を行いたい場合は My Assistant（マイアシスタント）が便利です。

「問い合わせメールの一次対応の返信をしてほしい」「資料請求があったら、資料を添付してメール返信してほしい」といった業務を行い、仕事を自動化します。

メール対応以外にも見積書や請求書の作成・送付、売上や支出の記帳、データ入力など様々な業務を月額2.5万円〜で支援します。ぜひご相談ください。

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