昨今、月に数万円から業務を切り出してアウトソースできるアシスタントサービスが増えています。『Alternative Work』を運営する株式会社キャスターが提供する「 My Assistant（マイアシスタント） 」もその1つで、月2.5万円からリモートで10時間分の業務を依頼することが可能です。

アシスタントサービスを利用すれば「便利そう」「生産性が上がりそう」と思いつつも、なかなか導入するタイミングを見極めるのが難しい場合も多いのではないでしょうか。

本記事では、実際にどのような状況の人がアシスタントサービスを利用しているのか、どのような業務を依頼しているのかをまとめてみました。

【チェックリスト】アシスタントサービス導入のタイミング

活用次第で生産性を大幅にアップさせることができる、アシスタントサービス。しかし、実は多くの人が導入時には「依頼したい業務が明確には決まっていなかった」とのこと。

「依頼したい業務が決まっていない」にも関わらず、アシスタントサービスの導入に至った背景には、どのような状況があったのでしょうか。

「マイアシスタント」導入相談時によく見られる状況をまとめました。

とにかくタスクが多く、自分だけだと回らない
目の前の業務をこなすだけで毎日が過ぎていく
もっと効率よく仕事をしたい
自分でなくてもよい仕事まで抱えている
気軽に「これ、お願い」と言える人がいない
本当に取り掛かりたいことに取り掛かれていない
なぜだか分からないが、いつも忙しい
自分だけでもギリギリ仕事が回っているが、このままでいいか不安
自分でもできることを、人に依頼すべきなのか分からない
アルバイトを採用すべき状況なのか分からない
事業を拡大したいが、いきなり採用をするのは怖い
長期的に事業を拡げたいが、何から手をつければいいか分からない

それぞれの状況をみると、「依頼したい業務が決まっていない」背景には、状況把握や業務整理が十分にできていないことがうかがえます。

しかし、そのような状況だからこそ、アシスタントサービスでのアウトソースを検討することが業務を見直すきっかけにも繋がります。

アシスタントサービス依頼内容52選

ここからは、アシスタントサービスの導入を決めた後に、具体的にどのような業務を依頼しているのかをまとめました。

アシスタントサービスを導入するに当たり、業務の棚卸しと整理を行った結果、主に以下のような業務が依頼されています。

リサーチ

・会食/会議室手配
　・会食場所リサーチ
　・会議室/コワーキングスペースのリサーチ

・市場調査
　・関連記事/論文リサーチ
　・商品/価格リサーチ
　・競合調査

・その他 情報収集
　・取引先業者リサーチ
　・物件リサーチ
　・他社事例調査
　・SNSエゴサーチ
　・指定媒体の更新情報抽出

データ入力・データ確認

・データ入力
　・数値管理/データ収集
　・エクセル等を利用したフォーマット作成
　・領収証等、経理データの収集/整理

・データ確認
　・エクセルデータ等のダブルチェック
　・Webサイトやドキュメントの誤字脱字チェック
　・Illustrator/Photoshopデータのダブルチェック
　・ルールに従ったデータ修正

・その他 データ管理
　・データ管理代行

資料作成

・ Power Point資料
　・プレゼン資料作成、リデザイン

・各種書類
　・見積書/納品書/請求書の作成

・その他
　・長文資料の要約、要点抽出
　・プレスリリースの下書き作成
　・年賀状/クリスマスカード作成
　・挨拶状や案内状の作成

文字起こし

・音声データ
　・インタビュー等の音声データ文字起こし

・議事録
　・ミーティング録画データから議事録の作成

・レポート作成
　・ウェビナー等の録画データから要点を抽出しレポート作成

メール対応

・メール発信
　・顧客リストに沿ったご案内メール送付
　・営業リストに沿ったメールの送付
　・商談や面談等のリマインドメール対応

・メールチェック、返信代行
　・メールBOXの定期確認、一次対応
　
・お問合せ対応
　・問い合わせ内容に沿ったテンプレート返信

スケジュール管理

・スケジュール確認、リマインド
　・日々のスケジュール確認
　・スケジュールのリマインド

・アポイント依頼対応・スケジュール調整リマインド
　・お取引様とのアポイントや会食の手配

・出張手配
　・出張先の宿泊施設のリストアップ、予約
　・交通機関リサーチ

WEB

・WordPressへの入稿
　・簡単なタグの調整
　・キーワード埋め込み

・ライティング校正
　・レギュレーションに沿った校正
　・タイトルの適正化

・クラウドソーシングのディレクション
　・ワーカーへの依頼、選定、チェック承認

・画像編集
　・トリミング、サイズ変更、文字入れ

・アンケート
　・アンケートフォームの作成

その他

・取材関連
　・出演交渉
　・取材依頼代行
　・ロケ地調査、手配

・各種申し込み
　・書類取り寄せ
　・各種お申し込み

・架電業務
　・電話予約
　・簡単なお問い合わせ

・その他手配
　・贈答品の手配

状況把握や業務整理のきっかけに

最終的にアシスタントサービスを使ってアウトソースするかどうかは別としても、アウトソースを検討・相談することで、第三者の目線を入れた状況把握や業務整理が進みやすくなります。

チェックリストに当てはまった方は、一度アシスタントサービスの導入を検討してみることをきっかけに、解決策が見えてくるかもしれません。